Event Checkliste
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Zielformulierung und Arbeitstitel der Veranstaltung

Anlass des Events

  • Produktbezogen (Produkteinführung/ Relaunch)
  • Unternehmensbezogen (Jubiläum, HV, etc.)
  • Personenbezogen (Mitarbeiterevent, VIP-Kunden, etc.)

Ziele des Events

  • Strategische Ziele
  • Operative Ziele

Zielgruppe

  • Intern (Mitarbeiter)
  • Extern (Kunden, Dienstleister, Presse, etc.)

Angaben zum Event

  • Einzelveranstaltung/ Veranstaltungsreihe
  • Wunschtermine (mit Alternativtermin)
  • Achtung! (Messe-, Ferienzeiten, etc. abklären)
  • Personenzahl, Prozentsatz männl./ weibl. Teilnehmer, Altersgruppe
  • Bevorzugte Destinationen/ Orte/ Locations
  • Sonstiges: Rahmenprogramme/ Damenprogramme, etc.

Einbindung in die Unternehmenskommunikation

  • Ist Vernetzung mit anderen Kommunikationsmitteln geplant (Promotion, Direktmarketing, PR) ?

Historie

  • Vergangene Events mit gleicher Ausrichtung?

Budgetentscheidung

  • Verantwortliche Abteilung
  • Budgethöhe (geldwerten Vorteil berücksichtigen!)

Zeitplan

  • Briefingerstellung bis ......
  • Vorauswahl anbietender Agenturen bis ......
  • Briefing der Agenturen bis ......
  • Konzeptions-/ Angebotsabgabe bis ......
  • Entscheidung bis ......

Personalplanung

  • Projektleitung intern
  • Notwendiges Personal intern
  • Kosten intern
  • Terminplan intern

Verantwortlichkeiten (intern/extern)

  • Konzeption des Events
  • Budgetüberwachung
  • Loctionmanagement
  • Mottogestaltung
  • Grafik (Logogestaltung, Charts, etc.)
  • Print (Einladungen, Flyer, Arbeitsunterlagen, Kongressmappen, etc.
  • Hotelreservierung
  • Logistik (Buchung/ Zimmerverteilung, etc.)

Ausschreibung für Dienstleister

  • Technik (Licht, Ton, AV, Multimedia)
  • Laser-/ Pyrotechnik
  • Bühnenbau/Zelte
  • Filmerstellung/ Musikproduktionen
  • Drehbucherstellung (Rede-, Moderationstexte)
  • Regie/ Dramaturgie
  • Hostessenservice
  • Künstlerbeschaffung und –management
  • Referenten/ Moderatoren/ Motivatoren
  • Choreographie/ Masken
  • Gastronomie (Catering, Service)
  • Dekoration
  • Transport/ Transfers (Flug, Bus, Bahn)
  • Giveaways
  • Outdoorprogramme
  • Managementtrainings

Alle o.g. Anforderungen erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit.

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